Vojenské lesy a statky ČR se rozhodly udělat zásadní krok směrem k modernímu IT. Realizací tohoto projektu dokázaly sjednotit komunikaci, zjednodušit správu dat a umožnit zaměstnancům pracovat efektivněji – a to i mimo kancelář. Stejný scénář může migrace do Microsoft 365 zajistit i dalším společnostem veřejné správy.
„V minulosti byla naše komunikace roztříštěná a důležité informace se často ztrácely v e-mailové korespondenci. Díky zavedení Microsoft Teams a OneDrive jsme dosáhli výrazného zlepšení – dokumenty i konverzace máme přehledně uspořádané, snadno dostupné a spolupráce v týmu je efektivnější než kdy dřív.“
Vojenské lesy a statky ČR, s. p. (dále VLS) jsou státní podnik s více než 80letou tradicí. Spravují rozsáhlé lesní a zemědělské plochy, provozují myslivost, rybářství a poskytují služby pro armádu.
IT systém společnosti byl před zahájením projektu roztříštěný, obtížně spravovatelný a brzdil další rozvoj podniku. VLS se proto obrátily na ORBIT, abychom jim pomohli lépe zabezpečit data a zajistili efektivnější spolupráci napříč organizací.
Od správy lesů ke správě dat: implementace Microsoft 365 ve veřejné správě
VLS dlouhodobě využívaly tradiční IT infrastrukturu – on-premise exchange server pro e-maily a on-premise MS Windows Server file-share řešení pro sdílení dokumentů. Rostoucí požadavky zaměstnanců na větší flexibilitu práce však narážely na problémy s dostupností dat mimo kancelář, se sdílením souborů a s omezenou bezpečností.
Řešením byla migrace do Microsoft 365, která zahrnovala následující fáze.
Hybridní Exchange a migrace mailboxů
Zobrazit více…
Exchange server zákazníka byl náročný na správu, aktualizace a bezpečnostní dohled. Nasazením hybridní konfigurace jsme umožnili plynulý přechod do cloudu bez výpadků (umožňuje totiž postupnou migraci bez nutnosti okamžitého přechodu všech uživatelů). Celkově jsme do Exchange Online migrovali 540 mailboxů.
➡️ Migrace do Exchange Online přinesla VLS vyšší dostupnost, automatické aktualizace a lepší ochranu proti kybernetickým hrozbám.
Migrace souborů do SharePoint Online
Zobrazit více…
Původní file-share úložiště neumožňovala efektivní spolupráci – soubory byly dostupné jen z interní sítě, bez verzování a bez možnosti sdílení mimo organizaci.
SharePoint Online naproti tomu poskytuje centralizované, bezpečné a snadno dostupné úložiště. Umožňuje verzovat dokumenty, spolupracovat na nich v reálném čase a nastavovat dokumentům oprávnění.
Migraci souborových struktur uživatelů komplikovaly různé jazykové mutace původního úložiště a SharePointu. Tento problém jsme vyřešili aplikací vlastních konfiguračních skriptů.
➡️ Přesun do SharePoint Online výrazně zjednodušil každodenní práci týmů VLS napříč lokalitami.
Migrace osobních adresářů do OneDrive
Zobrazit více…
Původně měli uživatelé svá osobní data uložená lokálně nebo na síťových discích, což komplikovalo přístup mimo kancelář a zvyšovalo riziko ztráty dat.
Migrací osobních adresářů do OneDrive jsme zajistili, že data každého uživatele jsou bezpečně uložená v cloudu, dostupná kdykoliv odkudkoliv a automaticky zálohovaná.
➡️ Migrace osobních dat do OneDrive přispěla k větší flexibilitě práce zaměstnanců VLS a ke snížení závislosti na konkrétním zařízení.
Vytvoření struktury v Microsoft Teams
Zobrazit více…
VLS doposud nepoužívalo jednotnou komunikační platformu. V Microsoft Teams jsme proto založili týmy podle stávající organizační struktury zákazníka. Zaměstnanci nyní komunikují v rámci týmů podle oddělení, sdílejí dokumenty a plánují úkoly bez nutnosti e-mailové komunikace. ️️
➡️ Vytvořením struktury v Microsoft Teams jsme výrazně zrychlili a zpřehlednili každodenní provoz VLS.
„Díky projektu jsme si ověřili, že i ve státním podniku lze cloud zavádět rychle a bez komplikací. Klíčem jsou kompetentní zaměstnanci, kteří mají aktivní zájem změnit věci k lepšímu.“
Když se kácí les…
…potřebujete proškolené lesníky, tedy zaměstnance. Proto jsme zvolili neobvyklou logistiku školení: zaměstnance jsme postupně sváželi do školících prostor. Kombinací onsite workshopů a e-learningu jsme zaměstnance i administrátory důkladně seznámili s celým procesem migrace a s novými nástroji ekosystému Microsoft 365.
➡️ Díky proškolení všech zaměstnanců VLS byla implementace M365 úspěšná.
Výsledky migrace do Microsoft 365 ve veřejné správě
Co projekt VLS přinesl?
✅ Nakonfigurovaný a zabezpečený tenant M365
✅ Hybridní konfiguraci Exchange s mailboxy v Exchange Online
✅ Funkční strukturu Teams podle potřeb VLS
✅ Přesunutí souborů do úložišť Teams a SharePoint Online
✅ Proškolení administrátorů i uživatelů
Díky migraci do Microsoft 365 získaly Vojenské lesy a statky ČR moderní, bezpečné a efektivní prostředí pro práci. Firemní data jsou nyní bezpečně uložena v cloudu, komunikace probíhá v Teams, uživatelé mají přístup ke svým dokumentům odkudkoliv a díky centrálnímu rozhraní M365 spravují administrátoři IT prostředí jednodušeji. Projekt zároveň otevřel cestu k implementaci bezpečnostních technologií jako Intune nebo Defender. Ale o tom třeba příště.
„V ORBITu přesně věděli, co a proč dělají. Z pohledu mé participace na projektu jako koordinátora týmu zákazníka chci vyzdvihnout jejich vždy perfektní technickou a zejména organizační připravenost, která zásadní měrou vedla k úspěšné implementaci Microsoft 365 v našem prostředí v požadované kvalitě i čase.“
PLÁNUJETE (NEJEN) VE VEŘEJNÉ SPRÁVĚ MIGRACI DO MICROSOFT 365?
Pomůžeme vám s prvními i následnými kroky.
