ČESKÁ SPOŘITELNA & ORBIT

Migrace z Google Workspace do Microsoft 365 není žádná věda. Když ale zohledníte velikost společnosti, komplexitu procesů a motivy, které ji ke změně vedou, může vám vyschnout v krku. Řízení projekt pro Českou spořitelnu nemělo jen naplnit očekávání zákazníka. Chtěli jsme ho doslova „připravit na život“ v novém světě.

„Přechod z Googlu do prostředí Microsoft byl pro Českou spořitelnu a. s. celobankovní projekt s nejvyšší prioritou, který byl zakončen ve stanoveném termínu v plném rozsahu. Jednou z největších přidaných hodnot ORBITu byla schopnost reagovat na změny a výzvy, které se během projektu objevovaly.“

Miroslav Lhotský, COE integration and internal services lead, Česká spořitelna

Obsah případové studie: 

• Na počátku…
• Cíle migrace do Microsoft 365
• Business assessment
• Implementace prostředí M365
• Migrace do Microsoft 365
• Babysitting
• Poučení z projektu migrace do Microsoft 365

…bylo slovo. To slovo bylo od Googlu, a to slovo bylo G Suite. Po sedm let používala Česká spořitelna Google Workspace jako hlavní nástroj spolupráce. Sedm let bylo téměř 13 tisíc pracovníků centrály a 415 poboček zvyklých na (webové) aplikace Gmail, Disk Google, Kalendář Google nebo Dokumenty Google.

Paralelně s tím ovšem pobočková síť generovala veškerou klientskou dokumentaci ve formátech Office 365 a kvůli Dynamics 365 již dokonce 1500 zaměstnanců migrovalo do Microsoft 365. Ten je ostatně standardním pracovním prostředím mateřské skupiny Erste Group.

Bylo zřejmé, že situace se výhledově nezlepší. Vedení společnosti se proto rozhodlo pracovní prostředí sjednotit a kompletně přejít do prostředí Microsoft 365 (M365).

Migrace z G Suite do M365 nebyla jen infrastrukturní projekt. Byl to projekt kulturní, s dopadem do celé banky, na každého pracovníka. A každého jednotlivce jsme se proto museli pokusit pro plánovanou změnu získat.

Samotná banka se během projektu nezastavila – ani během horké migrační fáze. Každý den přibyly nové e-maily, nové schůzky, nové soubory, které se nesměly ztratit. Jen v rámci G Suite migrace zahrnovala 277 milionů e-mailů, 28 milionů kalendářových událostí a 8 milionů souborů.

Jako partneři s námi spolupracovaly společnosti AUTOCONT (měl na starost adopci a spolupráci na komunikační kampani), Cleverlance (přenos webů) a GreyCorbel (migrační design a vývoj migračních nástrojů).

Naší úlohou tak bylo zastat i roli integrátora, který všechny účastníky projektu zkoordinuje.

V listopadu 2020 mohl projekt GO365 začít. V tomto článku vám prozradíme, co patnáct měsíců trvající odysea obnášela, co jsme se při ní naučili a s jakými výsledky skončila.

Časová osa projektu GO365

Nepřišli jsme stavět na zelené louce. Takže než jsme začali rekonstruovat, potřebovali jsme zjistit:

• které postupy spolupráce v ČS fungovaly dobře,
• se kterými nástroji Google Workspace panovala spokojenost,
• co by pracovníci potřebovali zlepšit.

Projekt GO365 jsme proto zahájili intenzivním šetřením u mnoha pracovníků banky – napříč odděleními a různými úrovněmi řízení. Úspěch migrace do Microsoft 365 ostatně závisel na spokojenosti pracovníků ČS s výslednou změnou.

„Ukázalo se, že na České spořitelně je nejzajímavější empowerment, který bankou prorůstá naprosto všude. Nemusíte být top manažer, abyste si uměl/a stanovit cíle, rozhodovat se, nést odpovědnost a vědět, co je potřeba změnit, aby banka fungovala ještě lépe.“

Tomáš Roubíček, Change Manager projektu GO365, ORBIT

Z 68 řízených rozhovorů a na základě porozumění potřebám businessu vyplynulo, že nejvýraznějšími benefity plánované změny budou:

• Outlook jako základní nástroj pro komunikaci, správu kalendáře a kontaktů a pro rezervaci místností,
• MS Teams jako jednotná komunikační platforma,
• jeden formát dokumentů ukládaných na sdílený disk s klasickou adresářovou strukturou
• a desktopové aplikace Office 365 s pokročilými funkcemi.

Proces implementace zahrnoval nákup licencí, instalace aplikací a certifikátů, řadu registrací a mravenčí práci při nastavení zabezpečení. Šlo vesměs o rutinní fázi, u které se nemusíme zdržovat. Přituhovat začalo až v té následující.

Hlavní migrační fázi projektu jsme rozdělili do čtyř packů:

Fáze projektu GO365

Po pilotních migracích přišel na řadu první ostrý migrační víkend. Čekalo nás přestěhování 277 milionů e-mailů, 28 milionů kalendářových událostí a 40 milionů položek sdílených schránek z Gmailu do Outlooku.

Výsledek? Po 40 hodinách soustředěné práce týmu 78 lidí (a po nečekané zápletce s Novým Zélandem v hlavní roli – viz box níže) mělo veškerou historii přenesenou 97,5 % uživatelů (zbytek následoval vzápětí).

Tou hlavní změnou (kterou přitom uživatelé mnohdy ani nezaznamenají), byl nový způsob třídění pošty – namísto štítkování se nyní e-maily třídí do složek.

Kolik konverzací vyprodukuje 13 tisíc uživatelů za sedm let? V případě oddílu ČS slušných 84 milionů. A všechny do jedné putovaly z Hangout do prostředí Teams. Zatímco na původní platformě uživatele dohledávání informací poměrně zaměstnávalo, strukturované prostředí Teams je v tomto ohledu mnohem přívětivější.

Jak se blížil 3. pack a s ním klíčová migrace (stěhování) souborů, naše komunikace s bankou nabírala na obrátkách.

Doposud si mohli uživatelé vytvořit prostor, kde vzájemně sdíleli soubory s týmem, prakticky kdekoliv. Google tyto soubory štítkuje, přičemž každý soubor může mít štítků více. Některý může mít i význam adresář/složka, takže jeden soubor pak „leží“ na více místech současně.

Že je to matoucí? To si pište.

Plány, jak naložit se soubory – GSuite vs. O365

S přípravou i realizací stěhování nám vydatně pomohly na míru vyrobené nástroje:

• Díky aplikaci Sledovač jsme měli přehled, jestli jsou soubory pořád na původním místě, nebo je už vlastník přesunul na místo vhodné pro migraci.
• Nástroj Mapovač uživatelům pomáhal s „objednávkou“, odkud kam pro ně máme soubory přestěhovat, a poté výslednou destinaci potvrdil.

Pak tu ještě byli Skenovač, Zamykač, Překladač a Spamovač, ke kterým se dostaneme za chvíli.

„Díky migračnímu týmu jsme se úspěšně přenesli přes všechny nástrahy. Tahle banda umí vytvořit příjemnou pracovní atmosféru a zařídit i skoro nemožné. Společně startujeme další migrační projekt, tentokrát v rámci M365. O tom třeba někdy příště.“

Jiří Doskočil, administrátor a systémový inženýr projektu GO365, Česká spořitelna

Po technologické stránce bylo největší výzvou projektu GO365 převést bezadresářovou strukturu 8 milionů souborů z Google Drive a Shared Drives (opatřených mnoha štítky) do hierarchické struktury Teams a disků na SharePoint a OneDrive.

Jak má migrační nástroj poznat, komu konkrétní soubor patří? Na které místo ho má migrovat? Má udělat tolik kopií, kolik je štítků?

Pack 3 jsme realizovali v sedmi samostatných týdenních vlnách. Jako bychom každý týden migrovali jeden rok života banky. Nakonec se nestěhovalo pouze 0,1 % z původních souborů – zbývající miliony se úspěšně a v očekávaném termínu zabydlely na nové adrese v M365.

„Už v průběhu analýzy mi bylo jasné, že změna platformy nebude jednoduchá a že budeme muset udělat maximum, abychom Českou spořitelnu touto změnou provedli. Nakonec jsme společně překonali všechny těžké chvíle a byli jsme sehraní až do úspěšného konce projektu.“

Martin Svojtka, Delivery manager projektu GO365, ORBIT

Migrační fázi projektu GO365 jsme uzavřeli tím, že jsme v prostředí Google Workspace zrušili:

• 15 430 uživatelských identit,
• 881 sdílených schránek,
• 3 357 Hangout skupin

a k 31. 10. 2021 jsme od sebe ČS a Google Workspace definitivně odstřihli.

Důraz se z technické roviny projektu přesunul do oblasti adopce, tedy na on-line školení a intenzivní komunikaci se všemi uživateli (pod patronátem AUTOCONTu). Celkově proces migrace do Microsoft 365 zahrnoval:

• 900 Digi Guru on board (Digi Guru = pracovník ČS schopný a ochotný pomáhat kolegům s adopcí),
• 6 Let‘s GO – živá vysílání ze studia pro 1000–1500 sledujících,
• 15+ SPOC meetingů,
• 4000 účastníků živého informačního vysílání v jednom dni přes Teams,
• 140 on-line školení pro uživatele,
• 400+ návodů, postupů, změnových karet, interaktivních průvodců,
• 2900+ odpovědí na dotazy uživatelů v moderované skupině na Teams,
• 500+ častých otázek a dopovědí ve FAQ aplikaci.

První živé studiové vysílání Let´s GO sledovalo najednou 3 000 uživatelů.

Uzavírání projektu migrace do Microsoft 365 se neslo v duchu podpory adopce nového pracovního prostředí, jak už jsme ho zmínili výše. Vypořádávali jsme připomínky uživatelů, zodpovídali otázky, pilovali poslední nedostatky.

Náměty pro provozní podporu a finetunning prostředí M365 jsme sbírali také průzkumem uživatelské spokojenosti. Vyplynuly z něj zajímavé závěry:

• S přechodem do M365 jsou nejspokojenější zaměstnanci, kteří nastoupili v průběhu roku 2021.
• Nejméně spokojení jsou zaměstnanci, kteří dosud v ČS pracovali pouze s nástroji Google.
• Zaměstnanci centrály ČS používají nástroje M365 nejdéle a hodnotí je velmi příznivě, což by se časem mělo přenést také do pobočkové sítě.
• Největší uživatelská spokojenost panuje s aplikací Teams.
• Nejmenší uživatelská spokojenost panuje s celkovou přívětivostí prostředí M365, s rychlostí načítání a vyhledávání.

Proces sběru dat souvisejících s uživatelskou spokojeností pokračuje i po ukončení projektu.

Důvody uživatelské spokojenosti/nespokojenosti s migrací před dokončením projektu

„Tahle parta vnesla do projektu pozitivní energii, expertizu, nadhled i vhled. ORBIT dokázal propojit technická řešení s potřebami lidí, takže jsme mohli přesně a včas vysvětlovat, jak se připravit na změnu.“

Hana Trhoňová, Head of Internal Communications, Česká spořitelna

Při řízení takto rozsáhlého projektu jsme se nemohli spoléhat na rigidní postupy. Neplánované okolnosti a nečekané situace vyžadovaly na straně ORBITu i ČS zkušenosti a dobrý úsudek, aby přijatá rozhodnutí nezdržovala původní plán.

Do projektu GO365 se přímo zapojilo 241 lidí a ORBIT v něm dodal, co slíbil:

Projekt jsme předali dokončený v původně plánovaném termínu ✔

Navrhli jsme bezpečnostní architekturu prostředí M365 ✔

Určili jsme budoucí kompetence pracovníků ČS v oblasti operations & governance ✔

Zpracovali a odevzdali jsme ČNB compliance studii ✔

Pomohli jsme v ČS nastavit novou kulturu spolupráce v souladu s potřebami pracovníků ✔

Uřídili jsme alianci čtyř hlavních dodavatelů a řady subdodavatelů ✔

„GO365 byl rozsáhlý projekt s vysokou komplexitou a s velkým víceúrovňovým projektovým týmem. ORBIT naplnil náročná očekávání ve všech svých rolích, jeho lidé věděli, jak na to. Vždy jsme se dokázali dohodnout a co jsme si dohodli, to platilo. Dále oceňuji spolehlivost a lidský přístup.“

Petr Stejskal, projektový manager GO365, Česká spořitelna

Co nás čeká dál? Nezbavujeme se odpovědnosti. Navazující aktivity, několik pokračujících liniových projektů a průběžné sledování uživatelských podnětů nás udržují ve střehu, aby prostředí Microsoft 365 pomáhalo České spořitelně v dosahování obchodních cílů.