V zákulisí Microsoft 365 skupiny: jak správně založit nový tým v Teams nebo Outlooku?

Vytvořit tým v MS Teams zvládne asi každý, a pokud nám to organizace dovolí, není to žádný problém. Víte ale, co vše se vytvoří na pozadí a s čím vším je váš nově vytvořený tým propojený? Po přečtení tohoto článku budete souhlasit, že se vám nová znalost vyplatí.

Vojta Blejchař

Nejprve si ukažme, k čemu slouží čtyři typy skupin, které jde založit v Azure Active Directory:

Distribuční seznam – slouží k odesílání e-mailových oznámení
Zabezpečení – využíváme při udělování SharePoint přístupů
Zabezpečení s podporou pošty – podobná skupina včetně zaslání oznámení
Microsoft 365 – slouží ke spolupráci v rámci týmu

Distribuční seznam

Tento typ skupiny jsou nejvhodnější v situacích, kdy potřebujete rozesílat informace nastavené skupině lidí, například Lidé v budově A nebo Všichni ve společnosti.

Distribuční skupinu můžete přidat do týmu v Microsoft Teams nebo v SharePoint. Lze ji také upgradovat na tzv. M365 skupinu (viz dále).

Zabezpečení

Skupiny zabezpečení se používají k udělení přístupu v Microsoft 365, jako je SharePoint. Usnadňují správu, protože vám stačí spravovat skupinu a nemusíte přidávat uživatele ke každému dokumentu nebo složce jednotlivě.

Skupiny zabezpečení můžou obsahovat uživatele nebo zařízení a jde je také přidávat do týmu.

Zabezpečení s podporou pošty

Skupiny zabezpečení s povolenou poštou fungují stejně jako běžné skupiny zabezpečení s tím rozdílem, že je nelze dynamicky spravovat prostřednictvím Azure AD a nemohou obsahovat zařízení.

Mimo jiné zahrnují možnost odesílat poštu všem členům skupiny.

Microsoft 365

Nyní se konečně dostáváme k jádru věci. Tým v MS Teams je totiž postaven na takzvané Microsoft 365 skupině. Můžete ji vytvořit nejrůznějšími způsoby, například z Outlooku, z prostředí SharePoint Online, z Planneru nebo ze zmíněného Teams. K této skupině se vážou další aplikace, a to právě na základě toho, ze kterého místa jí vytvoříte nebo co k ní přidružíte.

Při vytváření Microsoft 365 skupiny se musíte rozhodnout, zda půjde o skupinu soukromou, nebo veřejnou. Záleží, jestli chcete, aby se uživatelé z vaší organizace mohli do této skupiny přidat.

Nejlépe to pochopíme z následujícího obrázku.

Zdroj: Microsoft 365 Groups and Microsoft Teams – Microsoft Teams | Microsoft Docs

Pokud Microsoft 365 skupinu vytvoříte z některé modře označené aplikace, automaticky se tato skupina vytvoří také v ostatních „modrých aplikacích“. Oblasti označené na schématu bílou barvou se vám však k této skupině nepřidělí.

Pokud skupinu vytvoříte z aplikace označené bílou barvou, skupina se navíc vytvoří i ve všech modře označených aplikacích. Ostatní „bílé aplikace“ se dají přidružit později.

Dva příklady vytvoření Microsoft 365 skupiny

1. Pokud zakládáte skupinu z Outlooku, proveďte následující kroky:

Založená skupina se objeví v levém menu mezi všemi M365 skupinami, do kterých jste zapojeni. V každé skupině vidíte veškerou její e-mailovou komunikaci. Stačí poslat e-mail vybrané skupině a pošle se všem členům do této schránky.

Po založení skupiny z Outlooku se vám tedy vytvoří následující:

Sdílená poštovní schránka a sdílený kalendář
Planner
SharePoint web
OneNote
Stream

Pro správu a organizaci M365 skupiny nemusíte používat jenom MS Outlook, ale kteroukoliv z výše zmíněných aplikací.

2. Při založení skupiny z MS Teams se vám vytvoří:

Teams s hlavním kanálem obecné
Sdílená poštovní schránka a sdílený kalendář
Planner
SharePoint web
OneNote
Stream

Vytvoří se tedy totéž, co v příkladu 1, s tím rozdílem, že vznikne tým s kanálem pro komunikaci.

Nejprve se tedy rozhodněte, které aplikace budete používat, a podle toho vyberte, odkud skupinu vytvoříte.

Jednotlivé platformy Microsoft 365

Sdílená poštovní schránka a sdílený kalendář

Tato e-mailová schránka je velmi užitečná při skupinové komunikaci, neboť zůstává uzavřená ve skupině a je oddělena od ostatní pošty. Stačí poslat jeden e-mail konkrétní skupině a odesílá se všem jejím členům. Totéž samozřejmě platí i při plánování schůzek v kalendáři.

Planner

Práce a plánování ve skupině je nejlepší způsob, jak efektivně plánovat čas, kapacity lidí a rozdělovat úkoly

Stream

Zde najdete sdílený video portál pro celou skupinu.

Power BI

Slouží pro zobrazení nejrůznější grafických vizualizací s přehledy. Tady došlo nedávno ke změně. M365 skupinu vytváříte pouze v klasickém pracovním prostředí, v novém moderním se vazba mezi PowerBI prostorem a Skupinou nenaváže. Čili zde „modrá barva“ tak úplně neplatí.

Yammer

Jednotlivé M365 skupiny můžete připojit i k této podnikové sociální síti.

Project a Roadmap

Při ukládání projektu se rozhodnete, zda ho uložíte do již vytvořené skupiny, nebo vytvoříte skupinu novou.

SharePoint web

Po zavožení skupiny se vytvoří speciálně upravený SharePoint web, který slouží jako hlavní prostor pro dokumenty a spolupráci s týmem. Pokud původní skupinu odstraníte, přestane fungovat i tento konkrétní web. Specifické pro SharePoint web je jednoduchá správa skupiny z domovské stránky webu.

OneNote

Sdílený poznámkový blok, ke kterému mají přístup všichni uživatelé skupiny. V OneNote si můžete vést poznámky ze schůzek, informace o produktech nebo třeba procesní návody. Můžete ho najít například na SharePoint webu konkrétní skupiny v levém menu.

Teams

Popis této platformy není cílem tohoto článku, proto ji přeskočím. Zmíním se pouze o úpravách jednotlivých skupin. Pokud například používáte Microsoft 365 skupinu, ke které nejsou Teams připojené, a chcete to změnit, není problém. Uživatelé s rolí vyššího oprávnění jsou schopni se k M365 skupině přidat.

SharePoint struktura oprávnění

Pokud už existuje M365 skupina, existuje i speciální SharePoint web, na kterém se vytvořily tři hlavní SharePoint skupiny: Members, Owners a Visitors. Můžete do nich přiřadit uživatele nebo nějakou skupinu oprávnění (skupinu zabezpečení nebo M365).

Jen pro pořádek – ve výchozím nastavení najdete v SharePoint skupinách M365 skupinu pod tím názvem, pod kterým jste ji vytvořili.

Na celém SharePoint webu funguje dědičnost oprávnění, kterou můžete v mnoha místech ukončit a nastavit podle svých představ. Například ukončit dědičnost na konkrétní složce, přidat nové oprávnění, nebo změnit level oprávnění.

Skupiny lze samozřejmě sdílet napříč M365 světem. To znamená, že můžete klidně nasdílet SharePoint prostředí více skupinám, které už existují, a nemusíte přiřazovat uživatele jednotlivě. To platí i o vnoření těchto skupin.

Abych to celé shrnul, skupin v Microsoft světě je spousta a každá z nich má své využití. Možná si při vytváření nového týmu na tento článek vzpomenete a zamyslíte se, co se dá všechno využít. Se vším ostatním spojeným s Microsoft 365 vám rádi pomůžeme.